画像つきの連絡網

1.データを図形に手間をかけずに入れる
2.階層を手早く作成する
3.画像を配置する

Excelの実践技BEST 35回

SmartArtの連絡網・組織図に写真

前回スマートアートを使った連絡網では、電話番号を組織図で役職を入れる枠のところに入れました。 組織図として使う場合は、支店長とか副支店長などの役職を入れてください。
この氏名や電話番号をそれぞれの画像の枠の中に入れていくのは、けっこう面倒な作業です。
もしデジタルデータがある場合には、データを流し込みたいですね。
その方法をご紹介しましょう。

まずはデータを手間なしで入れる

  1. こちらは前回、電話番号を入れたものです。

    スマートアートで画像つきの連絡網作成1
  2. こちらは役職に入れ替えたものです。

    スマートアートで画像つきの連絡網作成1
  3. 今回使うスマートアートの階層構造は、この画像付きのテンプレートを使います

    スマートアートで画像つきの連絡網作成1
  4. テキストのデータが手元にすでにある場合は、これを活用したいものです。こちらはテキストエディタに氏名と電話番号を記載したデータです。1件分の名前と電話番号をコピーしましょう。

    スマートアートで画像つきの連絡網作成2
  5. テキストウィンドウの一つにはりつけてみましょう。

    スマートアートで画像つきの連絡網作成3
  6. 1か所には入らないで、2つに分かれてしまいました。

    スマートアートで画像つきの連絡網作成4
  7. テキストエディタのデータは、改行ごとに1件分とカウントされてしまいますので、データが分かれてしまったのです。そこでワードを利用します。
    ワードでは段落内改行ができるので、1つの段落で改行が可能です。Shift + Enterです。

    スマートアートで画像つきの連絡網作成5

ワードからのデータ流し込みの問題点

  1. この図では段落ごとに番号を表示させています。改行していてもShift + Enterなので、段落内改行です。
    データを作るときには、Wordを利用して、1件分のデータごとにまとめるようにしておきます。

    スマートアートで画像つきの連絡網作成6
  2. テキストウィンドウの一つを選択して、1段落分のデータを貼り付けます。

    スマートアートで画像つきの連絡網作成7
  3. このように1つの段落をコピーして、テキストウィンドウの1つの枠に張り付ける場合は、問題ありません。

    スマートアートで画像つきの連絡網作成8
  4. しかし、データをまとめて流しこもうとすると、すでに階層構造を作ってしまった場合は、階層が維持されないので、階層を作りなおす必要が出てきます。

    スマートアートで画像つきの連絡網作成9
  5. では流し込みをやってみます。全データを選択しました。

    スマートアートで画像つきの連絡網作成10
  6. 同列でデータが流し込まれました。

    スマートアートで画像つきの連絡網作成10
  7. うわー、これは大変だぁと思わないでください。前回説明した階層をつくる方法では、図形移動のショートカットキーで簡単にできてしまいます。
    つぎの回でそれを説明します。