期日が近づくと更新を促すような名簿 2013技BEST 52回

Excel 更新の1ヶ月前1週間前と期日近づいたら知らせる名簿

51回では、会員名簿の管理で、会員の更新日が1ヶ月前になったら、要更新とし表示するという内容でした。
それでは、物足りないというケースで、1ヶ月前、1週間前、3日前などというように、細かく言葉と色で目立たせて、更新を促すような名簿を作成しましょう。
(サンプルファイルは、こちらから 2013基本技52回サンプルデータ

更新日が近づくと背景が3段階で変わる会員名簿

更新日を表示する
サンプルでは更新から11ヶ月経過した会員のセルにだけ、要更新の文字が表示されていますが、 入会日の隣の列に更新日を表示することにします。
=DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(D3),DAY(D3))
DATE関数YEAR関数MONT関数HMONTH

更新日は、入会日の月と日にちをDATE関数を使って作成します。
DATE関数
見やすくするために、書式設定から、月と日にちだけ表示するようにしましょう。
月と日にちだけ表示

更新日を知らせるように書式設定する

この状態から書式設定しても良いかと思います。
条件付き書式を設定したい範囲を選択して、ホームタブにあるスタイルグループの条件付き書式をクリックします。
条件付き書式
書式設定の結果はこのように、1ヶ月前~1週間前が黄色、1周間前から3日前がオレンジ、3日前から当日が赤となります。
これだと1ヶ月前に、更新日が近いですよとメールでご案内するのにも、誰にメール案内を出すのかがひと目で分かります。
色がオレンジ変わったら、再メールするというように、更新の作業がはがどるのではないでしょうか?
更新の作業がはがどる

条件付き書式設定にAND関数

条件付き書式設定には、AND関数を使った式を入力しています。
更新日と今日の日付を比較(シリアル値)して、その差が30位下なら黄色というようにです。
まず、30日の黄色から順に3つ設定していきましょう。
AND関数を使った式

詳しくは、次頁
会員名簿の管理52回後編へ続きます。

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