連絡漏れや、更新ミスを防ぐ名簿 2013技BEST 51回

何ヶ月たったのか月数を計算し更新の期日を知らせる

世の中には、結構更新が必要な資格があります。宅地建物取引主任者、建築士、中小企業診断士、消防設備士や、社会保険労務士、弁理士などさまざまな資格で更新が必要です。 身近なところでは運転免許なども更新がありますね。
多数の会員を管理するのは大変ですが、更新日が近づいたら、メール等で連絡して上げる必要があります。
連絡漏れや、更新ミスのないように、今回は、会員の管理で更新期日が近づいたら、教えてくれる名簿を作りたいと思います。

(サンプルファイルは、こちらから 2013基本技51回サンプルデータ

更新の1ヶ月前になったら、知らせる名簿

このような名簿で入会日の1年後ごとに更新手続きをします。
更新期日が近づいたら、教えてくれる名簿

今日までの期間は?DATEDIF関数

まず関数を使って、入会日から月数を計算して、11ヶ月たったことを知らせるようにするにはどうしたらいいのかを考えてみましょう。
日付の関数の仲間でDATEDIF関数を使えば期間を計算することができます。
DATEIF関数
第3引数には、

 "Y" : 期間内の満年数
 "M" : 期間内の満月数
 "D" : 期間内の日数

の他に、

 "YM" : 経過した1年未満の月数
 "YD" : 経過した1年未満の日数
 "MD" : 経過した1月未満の日数

が使えます。
それでは、何ヶ月経ったのかを計算しましょう。E1セルには今日の日付の式を入力してあります。
今日の日付と入会日を元に、何ヶ月かを出します。
引数にYMを指定して1年未満の経過した月数を出します。
=DATEDIF(D3,$E$1,"YM")
DATEIF関数2
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このあとは、お好みで条件付き書式でセルの背景色を変更しても良いでしょう。
今回は、さらにIF関数を使って、11ヶ月経過したら、「要更新」と表示することにします。
IF関数の式の条件に=DATEDIF(D3,$E$1,"YM")を入れ子にしましょう。
IF関数
=IF(DATEDIF(D3,$E$1,"YM")=11,"要更新","")
更新手続を知らせる名簿
式をオートフィルでコピーします。
前回の更新から11ヶ月経過した会員のセルにだけ、要更新の文字が表示され、ほかは空欄です。
更新手続を知らせる名簿2
これで更新が必要な会員がすぐにわかります。
今日の講義は以上です。お疲れ様でした。
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