Excel技が凝縮された名簿 （その2）
EXCEL技BEST 41回
重複を見逃さない COUNTIFと OR
エクセルの技が凝縮された名簿 （その2）～リストが重複しているかどうかを見つける
今回は、10月2日号の続きになります。
名簿のようなリスト形式の表を作成していると、重複して入力するという
ミスが起こりがちです。
「どうも同じデータがダブって入力されているようだけれど、いったいいくつダブっているのか、見つけるのが大変だ。
とても一人ではやってられない、皆で手分けして探そう・・・」
なんて、ことにもなりかねません。
どんなに早く入力できる人でも、リストの見直しは時間がかかるもの。
ましてミスがあればなお更です。なんとか、時間を短縮したいものです。
そのためには、どうやったらミスを早く発見できるでしょう。
重複しているかどうかを見つけるには、通常名前で判断しますね。
そこで、下図では、重複を発見するためにB列に、“ COUNTIF関数”を使った式を入力しています。
B9セルとB16セルにFALSEと表示されています。
これにより、重複がわかるのです。
COUNTIF関数を使って重複を判断
セルB6には、以下の式が入っています。
=COUNTIF($C$6:$C$16,C6)=1
=COUNTIF($C$6:$C$16,C6)=1
式の意味は、
$C$6:$C$16の中に、C6が何個あるか数えてその値が１に等しい
ということになります。
結果、１であれば、TRUEを返し、
1以外ならFALSEを返します。
$C$6:$C$16の中に、C6が何個あるか数えてその値が１に等しい
ということになります。
結果、１であれば、TRUEを返し、
1以外ならFALSEを返します。
COUNTIF 関数
COUNTIF 関数は、COUNT 関数に IF 関数を結合したような関数です。
指定した範囲内で検索条件に一致したセルの個数を求める（返す）関数です。
【書式】 COUNTIF(範囲,検索条件)
でもこれだけは、ほんとうに重複しているかどうかわかりません。
同姓同名ということもありますから。
次に、生年月日のチェックもしてみましょう。
COUNTIF 関数は、COUNT 関数に IF 関数を結合したような関数です。
指定した範囲内で検索条件に一致したセルの個数を求める（返す）関数です。
【書式】 COUNTIF(範囲,検索条件)
でもこれだけは、ほんとうに重複しているかどうかわかりません。
同姓同名ということもありますから。
次に、生年月日のチェックもしてみましょう。
重複チェック～名前と生年月日
今度は、名前のチェックの後に、生年月日のチェックもしてみましょう
生年月日まで同じ人はまずいませんからね。
名前をチェックしたのと、同様に、H列に入っている生年月日を
チェックします。
生年月日まで同じ人はまずいませんからね。
名前をチェックしたのと、同様に、H列に入っている生年月日を
チェックします。
H6セルと同じ値のセルがないか調べる生年月日のチェックは、COUNTIF関数を使って
=COUNTIF($H$6:$H$16,H6)=1
と入力すればいいですね。
ただ、これをさらにチェック用の列をつくるのではなく、
以下のB列に入力された式と合体してしまいます。
=COUNTIF($H$6:$H$16,H6)=1
と入力すればいいですね。
ただ、これをさらにチェック用の列をつくるのではなく、
以下のB列に入力された式と合体してしまいます。
B6に入っている式 氏名のチェック
=COUNTIF($C$6:$C$16,C6)=1
追加したい式
生年月日のチェックは、
=COUNTIF($H$6:$H$16,H6)=1
そこで、A列がブランクでない時に、
氏名が一致しないか、生年月日が一致しなければ、重複ではない
間違っていないという意味で、TRUEを返すようにします。
つかうのは、IF関数です。
=COUNTIF($C$6:$C$16,C6)=1
追加したい式
生年月日のチェックは、
=COUNTIF($H$6:$H$16,H6)=1
そこで、A列がブランクでない時に、
氏名が一致しないか、生年月日が一致しなければ、重複ではない
間違っていないという意味で、TRUEを返すようにします。
つかうのは、IF関数です。
=IF(A6<>"",OR(COUNTIF($C$6:$C$16,C6)<=1,=COUNTIF($H$6:$H$16,H6)<=1),"")
COUNTIFをOR関数の中で2つつなげて合体しました。
OR（A,B）は、AまたはBということです。
どっちかが、TRUEであれば、結果はTRUEです。
両方ダブっていると、OR(FALSE , FALSE)になって、式全体がFALSE（偽）となります。
式をオートフィルでコピーしたら、
条件付書式設定で、FALSEの時にセル色が変わるように設定します。
このように、氏名と生年月日の両方を自動でチェックしてしまえば、入力ミスの発見も楽になります。